Seit Beginn der neunziger Jahre beschäftigen sich öffentliche Bibliotheken in Deutschland mit Leistungsmessung und Betriebsvergleichen. Die schwieriger gewordenen finanziellen Rahmenbedingungen sowie Verwaltungsreformprozesse machten es erforderlich, dass Bibliotheken ihre Arbeitsabläufe analysieren, nach Ansatzpunkten zur Verbesserung suchen,
ihre Einrichtung anders steuern und die Leistungsfähigkeit optimieren. Unter diesen Vorzeichen hat die Bertelsmann Stiftung von 1992 bis 1997 mit 17 Bibliotheken im gesamten Bundesgebiet ein erstes Projekt "Betriebsvergleich an öffentlichen Bibliotheken" durchgeführt. 1994 bis 1998 konstituierte sich eine weitere Projektgruppe aus 11 Bibliotheken im Regierungsbezirk Düsseldorf.
Angeregt durch diese beiden Vergleichsringe haben 11 Fachstellen bundesweit in ihrem jeweiligen Einzugsbereich Vergleichsringe mit ca. 80 öffentlichen Bibliotheken aufgebaut, darunter auch in Bayern.
Initiiert von der Bertelsmann Stiftung bildeten sich ab 1998 jeweils unter Federführung der Staatlichen Landesfachstelle / Außenstelle Würzburg und Regensburg auch in Bayern zwei Vergleichsringe (Vergleichsring Unterfranken / Oberfranken von Februar 1998 bis Juli 2001 und Vergleichsring Süd-Ostbayern ab Januar 1999 bis Dezember 2001). "Gut gemessen ist halb gewonnen", unter diesem Motto hatten insgesamt 23 bayerische Bibliotheken, davon aus Unterfranken: Alzenau, Bad Neustadt, Gerolzhofen, Höchberg, Kitzingen, Lohr, Ochsenfurt und Schweinfurt, aus Oberfranken (seit 1. Juli 1999 beim Würzburger Vergleichsring): Bayreuth, Coburg, Marktredwitz und aus Süd-Ostbayern: Amberg, Augsburg, Deggendorf, Freising, Ingolstadt, Kaufbeuren, Landshut, Passau, Regensburg, Rosenheim, Traunstein und Waldkraiburg die Chance ergriffen, am Projekt Betriebsvergleich teilzunehmen.
Als Arbeitsgrundlage stand ein praxisorientiertes Berichtswesen zur Verfügung, das von der Bertelsmann Stiftung entwickelt worden war. Mit Hilfe verschiedener Datenerhebungsbögen wurden monatlich Personal-, Bestands-, Nutzungs- und Veranstaltungsdaten von den Bibliotheken schriftlich festgehalten und bei den Außenstellen Regensburg und Würzburg
der BSB / Landesfachstelle in Excel-Dateien erfasst. Diese Ermittlung der Basisdaten setzte sich kontinuierlich über drei Jahre hinweg fort.
Um Vergleiche über einen größeren Zeitraum zu ermöglichen, wurden die Statistikwerte aller beteiligten Bibliotheken in sogenannten Halbjahres- und Ganzjahresauswertungen zusammengefasst, je für 1999, 2000 und 2001. Diese Vergleichstabellen ermöglichten genauere Aussagen zum Anteil der direkten und indirekten Dienstleistungen an der verfügbaren Arbeitszeit, wobei es wünschenswert erschien, den Zeitanteil für den unmittelbaren Dienst am Kunden möglichst auszuweiten. Detaillierte Angaben lagen auch im Bereich Bestand und Entleihungen vor: Aktualisierungs-, Aussonderungs-, Effizienz- und Umschlagquoten. Hier wurde erkennbar, ob die Angebotsstruktur in den einzelnen Sachgruppen wie auch in den verschiedenen Medienbereichen auf die Nachfrage abgestimmt ist.
Ergänzend zur Ermittlung der Basisdaten wurden die indirekten Dienstleistungen durch interne Arbeitszeitmessungen genauer untersucht. Die Aktion der internen Messungen beschränkte sich auf zwei Messphasen, die zwei x 24 Werktage umfassten. Mit Hilfe von Zeitverteilungs-, Zeit-pro-Stück- und BAT-Kosten-pro-Stück-Messungen konnte ein annähernd repräsentatives Bild der internen Abläufe in den Bibliotheken erstellt werden. In Regensburg entstand daraufhin ein Ideenpool "Rationalisierung von Arbeitsabläufen".
Ziel des Projektes Betriebsvergleich war, die Leistung der beteiligten Bibliotheken transparent zu machen und im Vergleich miteinander zu verbessern. Der interkommunale Vergleich sollte wegen der außerordentlich unterschiedlichen Rahmenbedingungen allerdings weniger einem Leistungsranking als einem fruchtbaren Meinungs- und Erfahrungsaustausch dienen. Stärken und Schwächen sollten im Vergleich analysiert und bewertet werden. Ein solcher Einblick in das Leistungsspektrum der Bibliotheken war vor Beginn des Betriebsvergleiches nicht möglich gewesen.
Nach Abschluss des Projektes Betriebsvergleich hat sich beim Vergleichsring Würzburg die Arbeit im "Zahlendschungel" mittlerweile hin zu inhaltlichen Fragestellungen verändert und die AG wurde umbenannt in "AG Bibliotheksmanagement", welche relevante Themen wie Personalmanagement, Verwaltungsreform, Befragungen, Image, Betriebsformen etc. aufgreift.
In Regensburg wird die ehemalige Arbeitsgruppe "Betriebsvergleichsring" als so genannte Erfa-Gruppe (Erfahrungsaustauschgruppe) weitergeführt. Einer der Schwerpunkte dabei sind Betriebsbegehungen, wobei die Tagungsstätte jeweils eine andere Bibliothek ist. Natürlich kann auch hier partiell wieder das Instrumentarium des Betriebsvergleichs eingesetzt werden.
Betriebsvergleich an öffentlichen Bibliotheken
Ein bayernweites Resumée Abschlussbericht (PDF)
Betriebsvergleichsring "Süd-Ostbayern" - Indikatoren zur Leistungsmessung (PDF)
Ideenpool "Rationalisierung" (PDF)
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