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Am 2. November 2020 stellte die Gemeindebücherei Graben den Antrag auf Förderung einer RFID Vollintegration mit Selbstverbucher und zwei Sicherungsgates sowie auf zwei Digital Signage Displays mit 24/7 Betriebszeit inkl. Mediaplayer, um digitalen Content aufzuspielen.
Am 28. Januar 2021 traf der Förderbescheid ein und das Team begann sofort mit der Umsetzung, um den straffen Zeitplan bis August 2021 einzuhalten. Zahlreiche Ausschreibungen wurden getätigt, um die betriebswirtschaftlich beste Option zu erhalten. Für die RFID Installation kamen rasch Angebote und die Firma Bibliotheca bekam den Zuschlag.
Schwieriger stellte sich die Suche nach einer geeigneten Firma und einem passenden Produkt für die Displays dar. Lieferschwierigkeiten und erhöhte Preise aufgrund der Corona-Krise trieben die Kosten in die Höhe und viele angefragte Firmen lieferten gar kein Angebot. Nach langer Suche konnte die Firma Moonlight, die sogar im örtlichen Umkreis liegt, beauftragt werden. Die Projektdauer wurde bis April 2022 verlängert, womit die Organisation und Projektierung zeitlich entzerrt wurden.
Viele Vorgespräche für die RFID Installation fanden im Vorfeld mit dem Produktmanager und den Sachbearbeitern der ausgewählten Firma statt. Im Juni wurde umetikettiert. Zwei externe Mitarbeiter und das Bibliotheksteam beklebten in 145 Arbeitsstunden 11.000 Medien mit RFID Etiketten und beschrieben diese anhand von zwei fahrbaren Laptops.
Als schwierig erwies es sich dabei, dass viele Medien während des Umetikettierens noch ausgeliehen waren und sofort bei der Rückgabe beklebt und beschrieben werden mussten.
Im Juli 2021 begann der Einbau der beiden Gates. Beide Böden wurden von fachkundigen Firmen geöffnet, um Barrierefreiheit zu garantieren. Eine Elektrofirma schloss in Kooperation mit einem Techniker der Firma Bibliotheca die beiden Gates an.
Mit der Bibliothekssoftwarefirma Datronic musste eine Schnittstelle für den Selbstverbucher installiert werden. Die Reader an den einzelnen Thekenarbeitsplätzen wurden eingebaut und alle Mitarbeitenden erhielten eine eintägige Schulung. Pünktlich am 15. Juli 2021 ging das System in Betrieb.
Die Lieferung der Bildschirme erfolgte im Februar 2022. Ein Monitor zeigt auf den Vorplatz der Bücherei und wird mit Informationen der Gemeinde und der Bibliothek bespielt. Der zweite Bildschirm steht im Innenraum der Bücherei. Zusätzlich kann dieser auf Querformat gedreht und für Bilderbuchkinos und Klassenführungen verwendet werden.
Nach Abschluss aller Arbeiten, die sich über den Zeitraum 11/2020 bis 2/2022 erstreckten, stand der Verwendungsnachweis an. Die genaue Beschreibung der verwendeten Mittel mit der Aufstellung aller Ausgaben und Einnahmen sowie eine Erfolgskontrolle bildeten den Abschluss der doch sehr aufwendigen Maßnahme. Die Gesamtkosten für „Infrastruktur & Services digitale Vermittlung“ betrugen 52.622 €. Die Summe beinhaltete die RFID Vollintegration mit einem Selbstverbucher und zwei Sicherungsgates sowie zwei Digital Signage Displays mit 24/7 Betriebszeit und Mediaplayer, um digitalen Content aufzuspielen. Die Höhe der Eigenmittel belief sich auf 5.261 € (10% der Gesamtsumme) und beim Deutschen Bibliotheksverband e.V. (dbv) wurden 47.360 € Fördermittel beantragt.
Für eine recht kleine Bücherei im ländlichen Raum stellte das Projekt eine große Herausforderung dar. Die Leserinnen und Leser und auch das Bibliothekspersonal freuen sich sehr über die neue technische Entwicklung. Die Thekenarbeit konnte bisher um 50% verringert werden und es ist nun viel mehr Zeit für die Beratung frei geworden. Der Weg zur Open Library ist außerdem geebnet.
Mit dem Förderprogramm „WissensWandel. Digitalprogramm für Bibliotheken und Archive innerhalb von Neustart Kultur“ unterstützte der dbv Bibliotheken und Archive ab November 2020 bei ihrer digitalen Weiterentwicklung. Das Programm war Teil des Rettungs- und Zukunftsprogramms NEUSTART KULTUR der Beauftragten der Bundesregierung für Kultur und Medien (BKM).