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    Zielvereinbarungen

    Rahmenbedingungen der Arbeit mit Zielen

    "Nur wer das Ziel kennt, kann auch treffen!", so lautet ein griechisches Sprichwort. Dieses einfache Prinzip aus dem Schießsport, hat seine Gültigkeit auch für den Kontext der Bibliotheksarbeit. Woher aber kommt das verstärkte Interesse am Thema Zielvereinbarungen? Anlass, Bibliotheksarbeit nach Zielen auszurichten, ist häufig eine Verwaltungsreform, soweit auch die Bibliothek davon betroffen ist. Zielvereinbarungen sind eines der Instrumente, die im Rahmen des neuen Steuerungsmodells neben Qualitätsmanagement, Controlling, Kosten- und Leistungsrechnung und Produktdefinitionen zum Einsatz kommen. Auch bei Einführung der leistungsorientierten Bezahlung (LOB) spielen Ziele eine wichtige Rolle.

     

    Externe Zielsetzungen dienen dazu, die Bibliothek im kommunalpolitischen Raum zu positionieren. Die Ziele der Bibliothek und die politischen Ziele der Kommune sollten möglichst übereinstimmen. Es gibt langfristige, das Selbstverständnis betreffende sowie mittel- und kurzfristige Jahres- oder Quartalsziele, die mit dem Stadt/-Gemeinderat zu vereinbaren und von der Bibliothek umzusetzen sind. Je nach Rahmenbedingungen überprüft die Kommune Ziele und deren Erreichung anhand von statistischen Ergebnissen, anderswo haben Ziele ideelle Funktion und dienen als strategische Vorgabe.
    Ziele sollten auch nach innen wirken und mit den Mitarbeitern vereinbart werden. Attraktive und erreichbare Ziele sind sehr motivierend und können enorme Leistungspotenziale bei den Beschäftigten freisetzen.

    Was sind Ziele?

    Ganz einfach definiert, führen Ziele zu einem konkret angestrebten Ergebnis und sie stehen in Bezug zu den Leistungen, die von den Beschäftigten erbracht werden sollen.  Zu unterscheiden sind Leistungsziele, Finanzziele und personenbezogene Ziele. Ziele geben dem Handeln Orientierung und legen fest, was (Ergebnis) erreicht werden soll, ohne das wie (Verfahren und Wege) vorzugeben.

     

    In eine Kurzformel gebracht, sollen Ziele

     

    • Spezifisch
    • Messbar
    • Attraktiv
    • Realisierbar
    • Terminiert

    sein.

     

    Ziele fördern generell ein ergebnisorientiertes und effizientes Handeln und ermöglichen verbindliche Absprachen. Zielvereinbarungen sollen dezentrales und eigenverantwortliches Handeln fördern, Verantwortung übertragen, Prioritäten festlegen (hoch, mittel, niedrig), Transparenz schaffen und die Zusammenarbeit im Team verbessern.

     

    Oft sind Ziele Bestandteil eines Zielsystems. Mehr als 5 Ziele gleichzeitig allerdings sind nicht zu überblicken und demzufolge nicht empfehlenswert. Außerdem dürfen die Ziele sich nicht gegenseitig widersprechen oder gar ausschließen (Zielkonflikte). Die Ziele sollten auf alle Ebenen der Organisation heruntergebrochen werden, so dass jeder Mitarbeiter davon Kenntnis bekommt.

    Vorteile von Zielen

    Ziele schaffen Transparenz und tragen zur Legitimation einer Einrichtung bei. Sie haben positive Auswirkungen auf die Motivation der Mitarbeiter und deren Leistungsergebnis. Vorhandene, knappe Ressourcen kommen zielgenau und wirksam zum Einsatz. Zudem entsteht Optimierungspotenzial, wenn eine regelmäßige Reflexion darüber stattfindet, ob die Ziele erreicht wurden. Flankierend sollte eine "Kultur" herrschen, die ausdrücklich gestattet,
    aus Fehlern zu lernen.

    Risiken von Zielen

    Gleichzeitig besteht die Gefahr, dass starre Zielvorgaben die Arbeit einengen und sich die Bibliothek zu stark auf quantitative Zahlen statt auf Qualität konzentriert. In Bezug auf die Leistung bedeuten Ziele, dass negative Ergebnisse zwar nicht unbedingt sanktioniert, aber zumindest transparent gemacht werden. Wenn die Ziele individuell mit den Mitarbeitern
    vereinbart sind, kann dies außerdem zu verstärkter Konkurrenz führen.

    Vorgehensweise bei Zielvereinbarungen

    Bei Zielvereinbarungen treffen zwei Hierarchieebenen verbindliche Absprachen: sowohl Kommune und Bibliothek wie Vorgesetzter und Mitarbeiter. Es geht um eine beidseitige Verpflichtung, bei der die Beteiligten kurz- und mittelfristige Arbeitsziele (meist für ein Jahr) gemeinsam entwickeln und Details der Umsetzung festlegen.

    Bei Zielvereinbarungen sind folgende Aspekte wichtig

    • Ausgangslage? Rahmenbedingungen?
    • Gewünschtes Ergebnis?
    • Rangfolge und Priorität der Ziele?
    • Zielausmaß? (wie viel soll erreicht werden?)
    • Welche Messkriterien? (Fristen, Zeiträume, Menge, Qualität, Aufwand, Kosten)
    • Wer macht was, wer ist beteiligt, wer verantwortlich?
    • Wie soll das Ziel erreicht werden? (Weg, Mittel)
    • Bis wann? (Zeitraum)
    • Ressourcen? (Personal, Finanzen, Zeit)
    • Wie erfolgt die Ergebnisbewertung?
    • Belohnung bei Erreichen, Sanktionen bei Nichterreichen des Ziels?
    • Umsetzungsplanung?

    Bibliothekspolitische Zielsetzungen

    Mögliche Zielsetzungen lassen sich aus dem Auftrag der Bibliothek und 
    bibliothekspolitischen Programmen ableiten:

    • Unterstützung beim Erwerb und dem Erhalt der Lesefähigkeit (Leseförderung)
    • Unterstützung bei der Aus-, Fort- und Weiterbildung (Lebenslanges Lernen)
    • Unterstützung beim Erwerb von Medienkompetenz
    • Bereitstellung von Medien zum Alltagsmanagement
    • Bereitstellung von Medien zur Freizeitgestaltung
    • Bibliothek als Veranstaltungsort
    • Bibliothek als Kultur- und Kommunikationsort
    • Literaturvermittlung und -förderung
    • Informationsversorgung

    Diese Ziele professionell und messbar umzusetzen, bedeutet für die Bibliothek, Zielgruppen zu definieren, die Kriterien für den Erfolg festzulegen und Maßnahmen zur Erfolgssteigerung zu planen. Ein auf die Ziele abgestimmtes Berichtswesen schließlich, ermöglicht es, den Erfolg zu kontrollieren.

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